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欧雅丽无纸化会议系统在检察院的运用

2020/4/20 15:08:09 18人浏览
2018年4月份,我公司在江苏省XX检察院承接了一项目-----无纸化会议。本项目以无纸化办公应用为主,体现了低碳节能,运用高效的设计理念。经过一个多月的实施,于5月份正式交付,在近期使用过程中获得了甲方一致好评。


本项目有这几个部分组成:
1、大屏显示系统;
2、扩声系统;
3、会讨系统;
4、欧雅丽无纸化办公应用系统;
5、中央控制系统。

下面就无纸化办公系统的运用做下简要介绍。

超薄带话筒终端

一无纸化办公系统应用的构成:
欧雅丽无纸化办公应用系统由以下几个部分组成:
1、升降器;
2、15寸双面触摸屏;
3、欧雅丽无纸化会议系统软件;
4、服务器。
               

检察院无纸化会议系统

二功能介绍:
欧雅丽无纸化办公应用系统是会前、会中、会后全程服务系统。

会前:
1、会议流程管理:提供全流程的会议及会务管理功能,以满足于检察院的日常会议管理需要;
2、云平台服务管理:为会议发起和会议管理人员提供WEB服务平台,会议管理人员只需简单操作即可快速建立会议,发布会议信息;
3、签到服务:为参会人员提供各种参会服务,参会人员只需下载安装客户端APP,即可进行会场签到(二维码签到、电子手写签名签到、一键签到)、全面获取会议及会务信息,参与会议互动。

会中:
1、云平台服务:参会人员可使用专用会议终端移动参会,通过会议终端可实现全面获取会议及会务信息,随时随地阅读会议资料文件;
2、资料同屏:参会人员可使用专用会议终端开展会议现场会议资料的同屏阅读功能,即主讲人能控制所有参会人所看的会议资料进度,保持会议现场会议资料阅读的同步。

会后:
1、信息管理: 提供包括传输安全、存储安全及数据安全全方位的安全措施;
2、会议检索:提供方便的会议资料查找检索。


三应用范围:
欧雅丽无纸化办公应用系统提供便携式无纸化会议产品与私有云版无纸化会议产品,支持三大智能终端(IOS与Android、Windows)的接入,并支持用户在WIFI、3G、4G等网络环境下的使用。
四该系统对检察院的意义:
(1)节约耗材
每次会议用纸量不在少数,加上油墨使用、打印机等机器折旧,且会议用纸因保密等因素,会后基本无法再利用,耗材使用、浪费严重。无纸化会议系统从源头控制纸张、耗材的使用,真正实现绿色、节能、环保。
(2)更加保密
文件清退、销毁等环节难免,会议上下发的保密文件资料,在会议结束后没有及时回收,使得纸质文件成为泄密的最大通道。无纸化会议系统让文件的发放、回收简单化,安全性、保密性大大提升。
(3)提高了效率
每次会议,特别是大型会议,往往需要大量人力用于材料的准备、打印、装订、分发、回收、销毁,时间都浪费在繁琐而又“不可或缺”的杂事上。每有投票,更是要花费大把的时间用于选票的制作、发放、回收、统计,效率极其低下。无纸化会议系统解放了大量的人力,解决了人员效率低下的问题,能够快速的完成会议材料的分发和回收,快速完成投票并统计出投票结果,将时间节省出来更多用于会议的保障,也确保了会议的品质。
(4)节约人力资源
无纸化会议系统不单解决了效率低下问题,同时也能避免会议会前、会中、会后等各环节大量人力的投入,让会议更简单。

附功能介绍:

系统功能

指标项

技术规格要求

会务管理

 

登录首页

后台管理系统的入口,对办会管理员的身份进行验证

会议设置

发布新的会议,并对会议的基本信息进行管理, 发布会议、修改会议、查询会议、删除会议

与会人员

对参会人员进行管理,录入参会人员、批量导入人员、从通讯录导入、编辑人员信息、导出名单、导出为通讯录、导出为签到表、人员排序、查询人员、删除人员,对参会人员的信息进行管理;支持对参会人员进行分组等;

会议议题

发布会议议题,支持对议题的管理,如新建议题、批量导入议题、编辑议题、查询议题、删除议题;

签到管理

设置签到模式:无需签到、二维码签到、电子手写签名签到、登录一键签到;支持查询与实时统计签到人员信息

会议排座

分简易排座与高级排座:简易排座即上传座位图、座位名单即可,高级排座支持U形、圆桌形、教室形会场,可按姓氏、职务、区域等方式自动排座,可对座位进行拖拽,自动生成会场座位图与排座模板,可按模板直接复制生成新的会场座位

投票管理

发布调查或投票问卷,对投票选项可新增、修改、删除,可控制投票的开始时间与结束时间、可强制结束投票、分配投票权重,投票可以设置为自动开始或手动控制开始,即时统计投票结果,投票结果可以设置公开或非公开

会议资料

资料库分类(固定部分与新增部分)、会议自动归档、议题自动归档、资料自动归档、新建资料夹、编辑资料夹、删除资料夹、资料夹排序、上传资料、删除资料、资料排序、资料预览、资料在线浏览、导出会议目录、搜索;可设置资料的下载与阅读权限

会场服务

实时接收会议现场参会人员提交的服务需求信息

系统管理

通讯录

分个人通讯录、单位通讯录与参会人员通讯录,支持通讯录人员的导入导出;支持对人员进行分组、排序

用户管理

系统用户维护,支持增、删、改功能;

支持用户的导入导出

个人设置

设置管理员个人信息,修改管理员密码

智能会议终端APP

会议签到

参会人员可以按二维码签到或电子手写签名签到或登录一键签到的方式进行签到,签到后才能浏览会议资料与会议信息,并进行其他操作。

会议信息

查看会议的基本信息,如时间、地点、简介等

会议议题

按时间轴的方式查看议题列表、浏览议题详细内容

会议资料

浏览当前会议的资料列表,支持资料在线阅读与下载,参会者对资料做笔记

资料同屏

文件浏览满足参会人员和会议发言人自动同步显示会议资料、同步批注、同步翻页;会议过程中,参会人员可选择自主查看会议资料、同步发言人、锁定当前页面的功能,主讲人可以强制听讲人进行同屏,非强制模式下,听讲人可以在自由模式与跟随模式间切换;

会议列表功能

切换会议,可以选择当前会议与历史会议

参会人员

显示参会人员名单列表与参会人员详细信息

会议座位

显示座位列表与座位图,参会人员的座位号

会议投票

参会人员参与会议投票,投票有倒计时提示,过时将不能再进行投票

互动交流

参会人员之间进行在线聊天,支持私聊与群聊

会议笔记

参会人员记录会议笔记,一次会议支持多份笔记,支持对笔记进行保存、修改、删除

呼叫服务

参会人员直接选择相应的服务项,发送服务信息到服务后台 

欧雅丽无纸化会议系统既为政府党政机关、企事业单位,又为大中型商业公司定制会议系统,能够帮助会议组织者极大地降低会议组织压力,轻松进行会议现场管控,提高与会者的开会效率,同时节省大量印刷费用和投影设备,完全符合国家低碳、环保理念。


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